Combien de temps les employeurs ont besoin de garder la paie Records?


Combien de temps les employeurs ont besoin de garder la paie Records?


Selon la loi fédérale des États-Unis, les employeurs doivent tenir les registres de paie de leurs employés ou anciens employés pendant un certain laps de temps. La quantité de temps, cependant, varie en fonction de quelle loi vous parlez, ce qui peut rendre savoir combien de temps conserver les dossiers des employés confusion. En gardant à l'esprit les délais requis en vertu de chaque loi, ainsi que ce que les dossiers liés à la paie de la loi veut que vous conservez et pourquoi, vous pouvez plus facilement développer un système qui tient des registres de paie aussi longtemps que la loi l'exige.

Identification

registres de paie sont, généralement, de tous les dossiers qui se rapportent aux heures travaille un employé et les salaires versés à lui, selon le Département américain du Travail. En vertu de la Fair Labor Standards Act, registres de paie comprennent des renseignements sur les heures et les jours chaque semaine de travail commence; le nombre d'heures travaillées dans chaque journée de travail et chaque semaine de travail; le montant total que l'employé a obtenu des heures de travail non supplémentaires; le salaire horaire normal pour une semaine où l'employé a travaillé des heures supplémentaires; rémunération des heures supplémentaires total pour chaque semaine de travail; les montants des ajouts ou déductions à la rémunération de l'employé chaque semaine; le montant total payé pour chaque période de paie; et les dates couvertes par chaque période de paie, selon le Département américain du Travail. Cette information devrait être marqué des renseignements personnels de l'employé, y compris le nom, l'adresse, la profession et le sexe. Si l'employé est âgé de moins de 19 ans, également inclure sa date de naissance.

Lois applicables

En 2010, seules deux lois fédérales obligent les employeurs à conserver des registres de paie pour toute longueur de temps, selon le Département américain du Travail et de la Commission US Equal Employment Opportunity, ou EEOC. Ces deux lois sont le Fair Labor Standards Act et de la discrimination par l'âge dans l'emploi Act. Pour la LSF et l'ADEA, la plupart des registres de paie doivent être conservées pendant trois ans, selon le Département américain du Travail et de l'EEOC. Bien que la LSF permet aux employeurs de jeter certains registres de paie supplémentaires, y compris les tables de salaire, après deux ans, l'ADEA exige que les employeurs conservent ces dossiers pendant trois ans.

Format

L'ADEA ne oblige pas les employeurs de tenir des registres de paie dans un format particulier, tant que les dossiers sont disponibles lorsque l'EEOC en fait la demande, selon l'EEOC. La LSF ne exige pas que le temps des horloges être utilisés pour garder une trace des heures des employés, selon le Département américain du Travail. La LSF ne exige pas non que les dossiers soient conservés dans un format particulier. Toutefois, selon le Département américain du Travail, microfilm ou bande perforée ne doivent pas être utilisé sauf si l'employeur a aussi l'équipement pour rendre ces formats facilement lisible.

Fonction

Le but de la tenue des registres de paie des employés en vertu de la Fair Labor Standards Act est de protéger les droits d'un employé à une rémunération équitable, selon le Département américain du Travail, y compris le droit de couverts, les travailleurs nonexempt au salaire minimum et les heures supplémentaires. Les dossiers peuvent également être utilisés pour assurer un employeur ne est pas employer des enfants trop jeunes pour travailler légalement et ne est pas employer des enfants qui peuvent travailler légalement pendant un nombre d'heures illégale. Tenir des dossiers en vertu de la Loi sur l'emploi discrimination par l'âge dans vise à garantir un employé qui découvre qu'elle a peut-être été victime de discrimination en raison de son âge est capable de trouver les informations nécessaires pour confirmer ou infirmer sa demande, selon l'EEOC.

Considérations

En vertu de la LSF et l'ADEA, registres de paie sont généralement conservés pendant trois ans suivant la date de la cessation de l'employé, selon l'EEOC. L'ADEA, LSF, et d'autres lois peuvent obliger un employeur à garder les différentes parties du dossier d'un employé pour des durées différentes. Par exemple, tandis que l'ADEA nécessite registres de paie à être conservés pendant trois ans, il nécessite des informations de base sur l'employé à conserver seulement un an, selon l'EEOC. Pour assurer que votre entreprise répond à toutes ses exigences de conservation de dossiers, consulter un avocat qualifié la loi l'emploi.


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